یاسمین رضوی
در دنیای تکنولوژی که اساس آن بر سرعت است، برای پیشرفت و نظم دادن به زندگی فردی و کاریمان بیش از هر چیزی نیاز به مدیریت زمان داریم. پایان هفته، ماه یا سال که می‌شود نگاه می‌کنیم به پشت سرمان و می‌بینم که چقدر از کارهایی که می‌خواستیم به سرانجام برسانیم، عقبیم. کتاب‌هایی که باید می‌خواندیم، مهارت‌هایی که باید فرامی‌گرفتیم. مکان‌هایی که باید می‌دیدیم، ورزشی و فعالیت بدنی‌ای که قصد داشتیم حتما انجامش دهیم، پیشرفتی که می‌بایست در شغل و حرفه‌مان به دست می‌آوردیم همه و همه قربانی امروز و فردا کردن‌هایمان شده‌اند و آن شنبه‌ای که قرار بود همه چیز از آن‌جا شروع شود، هرگز نیامد. ما آدم‌های عصر سرعت بیش از هر چیزی باید بتوانیم زمانمان را مدیریت کنیم و برای این کار نیاز به مهارت‌هایی داریم که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم کرد.
سه نکته‌ی طلایی
سه نکته وجود دارد که از همان ابتدای راه باید به شما یادآوری شان کنیم تا جلوی اتلاف وقتتان را بگیرید:
یک: نگاهمان به زمان، روز، هفته و ماه است. ساعت‌ها را فراموش کرده‌ایم.
دو: در برنامه‌ریزی و تقسیم زمان معمولا « از فردا شروع می‌کنم» و یا «از شنبه حتما انجامش می‌دم » را در نظر می‌گیریم. همین حالا بهترین زمان برای شروع یک برنامه است.
سه: ساعات روزانه و هفتگی را در قاب زمان ندیده‌ایم.
قدم اول: ساعات را جدی بگیرید. اگر به هر ساعت به چشم یک فرصت تکرار نشدنی نگاه کنیم آن وقت می‌توانیم ساعات معنادارتری را رقم بزنیم.
قدم دوم: شناخت خویش است. همه جا خودشناسی به کار انسان می‌آید. باید بدانید که در چه ساعاتی از روز انرژی بیشتری دارید، علاقه‌مندتر و توانمندتر هستید، به این ساعات در زندگی هر کسی «ساعت‌های کیفی» گفته می‌شود، بررسی کنید که چه ساعاتی ذهنتان فعال‌تر است و چه زمانی نیاز بیشتر به استراحت دارید. این کار باعث می‌شود که در ساعات توانمندی و ساعت‌های کیفی خود به کارهای بیهوده نپردازید.
قدم سوم: اولویت‌بندی کارها بر اساس درجه اهمیت و فوریت آن‌هاست. ساعات اولیه روز بهترین زمان برای انجام کارهای دقیق، ظریف و حساس است. پس سعی کنید تا چشمتان را باز می‌کنید به ایمیل و واتساپ و اینستاگرامتان پناه نبرید و بی‌آنکه متوجه گذر زمان شوید، بهترین ساعات روز را به سرگرمی که در زمان‌های مرده هم می‌توان به آن‌ها پرداخت، نگذرانید. ساعات اولیه بعد از ظهر هم بهترین وقت برای انجام کارهای کوچک است که بیش از چند دقیقه وقت نمی‌گیرد.
سه سؤال مهم
برای رسیدن به یک برنامه‌ریزی درست و نتیجه‌بخش و در نتیجه مدیریت زمان، باید در ابتدا سه سؤال مهم از خودتان بپرسید: اولین سؤال این است که «چه چیزی واقعا برای من مهم است؟» پس مطمئن شوید کاری را که در حال انجامش هستید، پاسخ این سؤال است.
دومین سؤال این است که «باارزش‌ترین فعالیت من چیست؟» در زندگی شخصی این به این معنا است که «چه کاری است که می‌کنم و به من بیشترین لذت و رضایت را می‌دهد؟ در بین کارهایی که می‌توانم در یک زمان انجام دهم کدام کار بیشترین ارزش را به زندگی من می‌افزاید؟» و سؤال نهایی که باید بارها و بارها از خود بپرسید این است که «الان چگونه به بهترین وجه از زمانم استفاده کنم؟»
از آن‌جا که در یک زمان تنها می‌توانید یک کار را انجام دهید، باید مداوما زندگی شخصی خود را مدیریت کنید تا بتوانید یک کار، مهم‌ترین کار، را در هر زمان انجام دهید.
تمرینی برای مدیریت زمان
مثل هر کار دیگری، مدیریت زمان هم نیاز به تمرین دارد و نباید فراموش کنید که مانند هر کار مهم دیگری که به تازگی می‌خواهید روی آن تمرکز کرده و شروعش کنید، ممکن است زمین بخورید، فراموش کنید و شکست را تجربه کنید، اما نباید ناامید شوید، دوباره و چندباره از اول شروع به تمرین مدیریت زمان کنید تا راه بیفتید.
1ـ اول این‌که هر شب قبل از به آنچه در روز انجام داده‌اید فکر کرده و کامل مرورش کنید؛ این روش عرفا و بزرگان نیز هست. همین امر سبب نظم بیشتر و پالایش روح شما می‌شود. کارهای درست، اشتباهات، وقت‌های هدر رفته و... همگی قبل از خوابیدن یک دور بررسی می‌شوند و طبیعتا آدمی که هر شب به کارهای روزش فکر می‌کند به خودشناسی بهتری می‌رسد تا کسی که آن‌قدر بی‌نظم زندگی می‌کند که نمی‌داند روزهایش چگونه می‌گذرند. این تمرین سبب می‌شود در پایان هر سال از نظر روحی، خودسازی و تزکیه نیز دچار بحران نشوید. اگر شما هر شب از خودتان حساب بکشید که آن روز چه میزان بندگی خدا را کرده‌اید، چقدر در خلاف جهت دین عمل کرده‌اید، زندگی معنویتان سروسامان بهتری خواهد داشت، تا این‌که یک روز به خود بیایید و با کوهی از گناهان و مشکلات و مصائب روحی و معنوی روبرو شوید و نیاز به حلالیت طلبی از کلیه آدم‌های زندگیتان داشته باشید، یا بار قرض و امانت و حق الناس‌های فراوانی را بر روی دوش‌تان احساس کنید. علاوه بر این با توجه مجدد و بازگشتن به روزی که آن را سپری کرده‌ایم و بررسی آن، دستمان می‌آید چقدر طبق برنامه عمل کرده‌ایم و چه میزان زمان را کشته‌ایم.
2ـ بعد از آن می‌توانید به کارهای فردایتان فکر کنید. در واقع مثل یک بازیگر حرفه‌ای فردایتان را در ذهنتان بازی کنید، آماده شوید و فکر کنید که طبق برنامه‌ریزی از قبل تعیین شده باید چه کارهایی را انجام دهید، با چه کسانی ملاقات کنید، چه حرف‌هایی را بزنید و از چه کارهایی خودداری کنید.
لطفا بگویید نه
برخی اطرافیان ما به چندین دلیل ممکن است مدام از ما توقع همراهی کردن و وقت گذاشتن داشته باشند، این افراد معمولا سارقان زمان ما هستند. دوستانی که سعی می‌کنند برنامه‌شان را به ما تحمیل کنند؛ «یه امروز رو بریم سینما بعدش زود برگرد و درس بخون» این افراد معمولا با پیشنهادهای غیرمترقبه و برنامه‌ریزی نشده و بدون هماهنگی در زمان‌های کیفی به سراغمان می‌آیند و باعث به هدر رفتن زمان و به هم ریختن نظم و برنامه ما می‌شوند. شاید بهتر باشد که «نه» گفتن را تمرین کنیم و به همه پیشنهادات بله نگوییم. اجازه ندهید هیچ برنامه‌ای از بیرون از شما بهتان دیکته شود.
بی وقفه کار نکنید و استراحت را در نظر بگیرید
شک نکنید که بی‌وقفه کار کردن جز خستگی مفرط چیزی در پی نخواهد داشت و از کیفیت کارتان نیز می‌کاهد. پس زمانی برای استراحت کافی در نظر بگیرید. تصور نکنید که برنامه‌ریزی درست و درمان و مدیریت زمان یعنی 24 ساعت در حال فعالیت بودن و به استراحت و تفریح نپرداختن. بهترین برنامه آن است که با توجه به شناخت استعداد، علاقه و توانایی شما در ساعت مختلف روز، بهترین را برایتان داشته باشد. به نظر می‌رسد تماشا کردن یک قسمت از سریالی که مدت‌هاست به آن علاقه دارید، در ساعت اولیه بعد از ظهر می‌تواند شما را برای ادامه روز حسابی شارژ کند.
قبل از آنکه فردا بیاید فکر فردا کنیم
ضرب‌المثل معروف «چو فردا بیاید فکر فردا کنیم» را کنار بگذارید و به این باور غلط عمل نکنید. قبل از آنکه فردا فرا برسد به آن فکر کنید و برایش برنامه داشته باشید. نظم در امور جاری زندگی سبب نظم گرفتن ذهن و آرامش درونی نیز خواهد شد.
راهکارهای طلایی
برای این‌که بهترین استفاده را از زمانتان ببرید و مدام دچار حواس‌پرتی نشوید این راهکارها را به شما پیشنهاد می‌کنیم:
1ـ تمرکز کنید؛ ممکن است تصور این‌که در یک مکان بدون دسترسی به چیزهایی که حواستان را پرت می‌کند، قرار بگیرید، برایتان سخت باشد. اما باور کنید که شدنی است و می توانید همین الان امتحانش کنید. گوشی موبایل را سایلنت کرده و از خودتان دور کنید. چند کار را با هم انجام ندهید و تمرکزتان را روی یک کار بگذارید.
2ـ حواس پرت نباشید و با آن مبارزه کنید.
3ـ کارهایی که می‌توان انجام نداد؛ حتما الان ذهنتان به این سمت رفت که مدیریت زمان و برنامه‌ریزی یعنی لیست کارهایی که باید انجام دهیم در بهترین زمان ممکن. این درست است، اما بخشی از برنامه‌ریزی درست یعنی لیست کارهایی که نباید انجام دهیم. عادت‌هایی که ما را به سمت کارهایی که نیازی به انجامشان نیست هدایت می‌کنند را باید ترک کرد، عادت به بازی‌های دیجیتال، عادت به گفتگوهای مجازی، عادت به تماس‌های تلفنی و... عادت‌های منفی خودتان را بشناسید.